En algunos escenarios no siempre el jefe directo es quien gestiona y administra las ausencias de un equipo. Tan frecuente es esta situación que Microsoft decidió crear un nuevo feature que permite resolver este desafío de forma sencilla y cómoda. Se llama Administrador de ausencias, aunque en inglés suena bastante más cool y atinado: Absence Manager - y es el que voy a usar de ahora en más.
En esta entrada te voy a contar:
- De qué se trata
- Cómo configurar el rol
- Cómo utilizar la funcionalidad
- Líder vs Absence Manager
De qué se trata: Absence Manager 101
Este rol y su funcionalidad están diseñados para empresas en donde no es el líder directo quien aprueba las solicitudes de ausencia o vacaciones. Si bien es un escenario frecuente no es transversal y por eso más adelante conversaremos sobre las ventajas de su uso y la diferencia entre los roles de líder y absence manager.
¿Qué acciones puede ejecutar el rol de Absence Manager?
- Gestionar las solicitudes de baja
- Visualizar los saldos
- Acceder al calendario de ausencias
Configurar el rol
Para configurar el rol debemos seguir una ruta de trabajo cumpliendo algunos pasos previos.
Habilitar el feature
Definir la jerarquía custom para el rol
Asignar el rol de Absence Manager al usuario
Primero que nada, vamos a activar la funcionalidad siguiendo esta ruta:
Accedé al Dashboard principal y seleccioná Administración del sistema.
Una vez adentro de este módulo, hacé click sobre Administración de las características.
Bajo la pestaña todas, seleccioná el buscador e ingresá el texto: Administrador de ausencias.
Cuando lo encuentres le das a Habilitar.
PRO tip: es un buen momento para mirar features que están disponibles y que aún no has habilitado.
Una vez habilitado empezamos con la definición de la jerarquía customizada que será vinculada a la posición que desarrollará el rol de Absence Manager.
Accedé a Administración de la Organización y seleccioná Tipos de jerarquías de puestos.
Creá un tipo de jerarquía llamado Ausencias y bajas (podes ser más creativo si querés con el nombre, esta es una sugerencia). Guardá y salí de este módulo.
Dirigite hacia Bajas y ausencias, seleccioná la pestaña Vínculos y luego Parámetros de permisos y ausencias.
Bajo la pestaña General vas a encontrar un campo para seleccionar la Jerarquía de ausencias. Seleccioná la que creaste y dale Guardar.
La primera parte está completa, ahora a asignar esta jerarquía a una posición específica.
Volvé a Administración de la Organización y seleccioná Todos los puestos. Buscá la posición que vas a asignar con esta jerarquía.
Seleccioná la posición y bajo la sección de Relaciones asignale la nueva jerarquía y selecioná la posición a la que reportará.
Asignar el rol de Absence Manager a un usuario
Dirigite al módulo Administración del sistema > Vínculos.
Bajo el título Usuarios, seleccioná el primer link: Usuarios.
Elegí el usuario, y seleccionalo. Bajo la sección de Roles, elegí + Asignar roles. Una nueva pestaña se va a abrir, lucky you el rol a asignar es el primero que aparece - as of today.
Cómo utilizar la funcionalidad
Los colaboradores con el rol de Absence Manager asignado podrán disfrutar de privilegios adicionales a los que tiene un Manager o líder, para acceder a estas funcionalidades solamente es necesario dirigirse al portal de Autogestión. El Absence Manager podrá visualizar información transversal a todas las personas que estén asignadas por la jerarquía customizada.
En el siguiente video podes ver el rol en acción:
Line Manager vs Absence Manager
La funcionalidad de Absence Manager puede confundirse con la del Line Manager, pero son bastante diferentes. Vamos a ver de qué se trata...
Line Manager:
- Llidera una o varias posiciones en el día a día.
- Asegura el cumplimiento de objetivos, metas, y actividades asociadas.
- Gestiona las bajas y acceder a los balances pero no accede a Calendario de administrador de ausencias.
- Accede a información sensible de sus reportes como ciertos datos personales, compensación, y artículos prestados.
Absence Manager
- Visualiza y gestiona las bajas y ausencias de las personas asignadas en la jerarquía customizada independietemente de su departamento, área o ubicación.
- Accede al Calendario de administrador de ausencias, visualizando la totalidad de las bajas durante el período determinado.
- Solicita bajas a nombre de los colaboradores que de su posición dependen.
- Consulta los balances de los planes para las posiciones asociadas a su posición de Absence Manager.