• Ana Inés Urrutia

Gestionar ausencias y bajas con Absence Manager

En algunos escenarios no siempre el jefe directo es quien gestiona y administra las ausencias de un equipo. Tan frecuente es esta situación que Microsoft decidió crear un nuevo feature que permite resolver este desafío de forma sencilla y cómoda. Se llama Administrador de ausencias, aunque en inglés suena bastante más cool y atinado: Absence Manager - y es el que voy a usar de ahora en más.


En esta entrada te voy a contar:

- De qué se trata

- Cómo configurar el rol

- Cómo utilizar la funcionalidad

- Líder vs Absence Manager


De qué se trata: Absence Manager 101

Este rol y su funcionalidad están diseñados para empresas en donde no es el líder directo quien aprueba las solicitudes de ausencia o vacaciones. Si bien es un escenario frecuente no es transversal y por eso más adelante conversaremos sobre las ventajas de su uso y la diferencia entre los roles de líder y absence manager.

¿Qué acciones puede ejecutar el rol de Absence Manager?

- Gestionar las solicitudes de baja

- Visualizar los saldos

- Acceder al calendario de ausencias



Configurar el rol

Para configurar el rol debemos seguir una ruta de trabajo cumpliendo algunos pasos previos.

  1. Habilitar el feature

  2. Definir la jerarquía custom para el rol

  3. Asignar el rol de Absence Manager al usuario


Primero que nada, vamos a activar la funcionalidad siguiendo esta ruta:

  1. Accedé al Dashboard principal y seleccioná Administración del sistema.

  2. Una vez adentro de este módulo, hacé click sobre Administración de las características.

  3. Bajo la pestaña todas, seleccioná el buscador e ingresá el texto: Administrador de ausencias.

  4. Cuando lo encuentres le das a Habilitar.

PRO tip: es un buen momento para mirar features que están disponibles y que aún no has habilitado.


Una vez habilitado empezamos con la definición de la jerarquía customizada que será vinculada a la posición que desarrollará el rol de Absence Manager.

  1. Accedé a Administración de la Organización y seleccioná Tipos de jerarquías de puestos.

  2. Creá un tipo de jerarquía llamado Ausencias y bajas (podes ser más creativo si querés con el nombre, esta es una sugerencia). Guardá y salí de este módulo.

  3. Dirigite hacia Bajas y ausencias, seleccioná la pestaña Vínculos y luego Parámetros de permisos y ausencias.

  4. Bajo la pestaña General vas a encontrar un campo para seleccionar la Jerarquía de ausencias. Seleccioná la que creaste y dale Guardar.


La primera parte está completa, ahora a asignar esta jerarquía a una posición específica.

  1. Volvé a Administración de la Organización y seleccioná Todos los puestos. Buscá la posición que vas a asignar con esta jerarquía.

  2. Seleccioná la posición y bajo la sección de Relaciones asignale la nueva jerarquía y selecioná la posición a la que reportará.



Asignar el rol de Absence Manager a un usuario

  1. Dirigite al módulo Administración del sistema > Vínculos.

  2. Bajo el título Usuarios, seleccioná el primer link: Usuarios.

  3. Elegí el usuario, y seleccionalo. Bajo la sección de Roles, elegí + Asignar roles. Una nueva pestaña se va a abrir, lucky you el rol a asignar es el primero que aparece - as of today.



Cómo utilizar la funcionalidad


Los colaboradores con el rol de Absence Manager asignado podrán disfrutar de privilegios adicionales a los que tiene un Manager o líder, para acceder a estas funcionalidades solamente es necesario dirigirse al portal de Autogestión. El Absence Manager podrá visualizar información transversal a todas las personas que estén asignadas por la jerarquía customizada.